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Il GDPR come opportunità per il settore fieristico

22-mar-2018 09.59.05 | Elisa Giachelle

GDPR per le fiere.png

Tra poche settimane entrerà in vigore uno dei più grandi cambiamenti in Europa in materia di protezione dei dati e di privacy che coinvolgerà anche il settore fieristico. 

Per questo motivo abbiamo deciso di dedicare alcuni approfondimenti sul tema.

Il nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che sostituisce l'attuale direttiva sulla protezione dei dati dell'UE del 1995, fornirà un quadro completamente nuovo al modo in cui vengono raccolti, elaborati e protetti i dati personali delle persone nell'Unione europea (UE).

Uno degli elementi più importanti di questa normativa, è che essa non mira a "limitare" l'utilizzo dei dati, anzi, essa vuole crearne i binari entro i quali potersi muovere, ed essere quindi uno strumento per dare ancora più valore ai dati, in termini di gestione e conoscenza degli stessi.

Per questo motivo è importante vedere il GDPR sotto due aspetti:

  1. GDPR come benefit commerciale
  2. GDPR come vantaggio competitivo 

1- GDPR come benefit commerciale

Ci sono vari motivi per cui questa nuova regolamentazione è molto utile a livello di benefit commerciale, in particolare questi sono gli elementi più rilevanti:

  1. si tratta di una armonizzazione dei 27 protocolli di data protection in Europa,
  2. punta sulla comprensione del flusso di dati, come chiave dei processi aziendali (Articolo 30 - Records of Processing),
  3. chiarifica e rende più semplice definire i processi ed i sistemi su cui i dati sono utilizzati all'interno delle organizzazioni,
  4. è un ottimo motivo per selezionare partner e fornitori con uno standard internazionale,
  5. chiarifica e rende più solide le basi per la gestione e l'utilizzo delle informazioni. 

2- GDPR come vantaggio competitivo

Dal punto del vantaggio competitivo, il GDPR delinea in modo molto marcato quanto l'analisi dei dati sia fondamentale, e pertanto quanto solo chi riuscirà a sfruttarli al meglio avrà un grande vantaggio rispetto ai competitor.

  1. Marketing: il GDPR incoraggia le fiere a rivedere i processi di marketing e come i flussi di dati entrano a livello strategico.
  2. Chiarezza: definisce al meglio gli elementi su cui un possessore di dati può agire, indicando chiaramente i limiti ed i campi d'azione consentiti.
  3. Brand Value: il mondo delle fiere ha un grande vantaggio legato al proprio brand ed al fatto che l'esperienza del visitatore/espositore deve per forza passare da un elemento "fisico" di ingresso. Per questo motivo il cliente della fiera ha una conoscenza diretta del valore della sottoscrizione dei dati.
  4. Front line: i dati vengono posti come elemento chiave della relazione con i clienti, la capacità dovrà interloquire nel modo corretto con i propri clienti, anche attraverso i propri partner/fornitori.
  5. Fornitori adeguati: la nuova regolamentazione obbliga a scegliere fornitori e partner estremamente competenti, affidabili, strutturati e conformi al GDPR.


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Cosa si intende per "dati personali"?

Qualsiasi informazione relativa a una persona fisica o "Oggetto dei dati", che può essere utilizzata per identificare direttamente o indirettamente la persona. Può essere qualsiasi cosa: da un nome, una foto, un indirizzo email, dettagli bancari, post sui social network, informazioni mediche, o un indirizzo IP del computer.

 

Entriamo nel dettaglio:

Cos'è GDPR?

Il nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR) sarà direttamente applicabile dal 25 maggio 2018. È considerato il cambiamento più importante delle normative sulla privacy dei dati degli ultimi 20 anni e mira a dare ai cittadini europei un maggiore controllo sul modo in cui i loro dati personali vengono utilizzati. Perché sta succedendo? La legislazione attualmente in uso (la direttiva sulla protezione dei dati dell'UE) è stata messa in atto prima che Internet e la tecnologia cloud cambiassero completamente il modo in cui le aziende utilizzano i dati e il GDPR ha lo scopo di affrontarlo. L'UE ha voluto inoltre offrire alle imprese un ambiente giuridico più semplice, più chiaro ed unico in cui operare, anziché 27 leggi in diversi paesi dell'UE. 

Ci sono tre ragioni principali per cui la nuova legislazione GDPR dovrebbe essere importante per gli organizzatori di fiere ed eventi di tutto il mondo:

  • La responsabilità della conformità GDPR si estenderà al marketing e alle operations, non solo all’ufficio legale e IT. Si applicherà a tutte le organizzazioni che ospitano eventi nell'UE e a qualsiasi organizzazione che raccolga dati su cittadini e residenti dell'UE, indipendentemente dal luogo dell'evento.
  • Gli eventi raccolgono elevati volumi di dati personali tramite moduli di registrazione, app, ecc. Le attuali pratiche volte a ottenere il consenso nell'utilizzo di queste informazioni e la condivisione con altre parti potrebbero non essere più conformi.
  • Gli organizzatori dovranno svolgere un ruolo più attento nella protezione dei dati e garantire che anche le terze parti coinvolte (ad esempio i fornitori di tecnologie per eventi) siano a loro volta conformi al GDPR. Non farlo potrebbe comportare multe salate.

In che modo il GDPR coinvolgerà le fiere?

Uno dei motivi principali per cui il GDPR sta per entrare in vigore è la crescita esponenziale della quantità di dati raccolti. Nel settore degli eventi, utilizziamo numerosi strumenti per la raccolta dei dati che ci aiutano a raccogliere e analizzare le informazioni sui partecipanti - dai sistemi di registrazione e le app, alle indagini, ai social media, agli strumenti di acquisizione dei lead, ecc. In particolare, gli eventi trattano anche informazioni personali altamente sensibili.

Qualsiasi organizzazione che raccolga ed elabori dati relativi a cittadini europei rientra nel nuovo regolamento, indipendentemente da dove abbia sede. Quindi, non solo le fiere che hanno luogo in Europa, ma anche quelle extra-comunitarie sono tenute ad applicare il GDPR nel caso di partecipanti europei. Inoltre, il GDPR si applicherà anche a fornitori di servizi tecnologici che raccolgono ed elaborano dati (ad esempio software di registrazione, app, ecc.) indipendentemente dalla loro sede dentro o fuori l’Europa. 

Quali sono le conseguenze in caso di non conformità?

Le conseguenze per la non conformità possono dipendere da molte cose: la durata della violazione, il numero di persone che sono state colpite e il livello di impatto.

È inoltre importante notare che le sanzioni per mancata conformità saranno applicabili sia ai responsabili del trattamento dei dati (l'organizzatore dell'evento) sia ai responsabili del trattamento dei dati (società terze che entrano in contatto con i dati).

Per ogni caso di non conformità, le società possono essere multate fino a 20 milioni di euro o il 4% del loro fatturato annuale globale dell'anno finanziario precedente (a seconda di quale sia maggiore) - oltre a qualsiasi danno personale che può essere richiesto da individui i cui dati sono stati compromessi, e alla responsabilità personale dei dirigenti all'interno dell’organizzazione.

 

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Ricavare intuizioni vincenti attraverso i Big Data della fiera]

Written by Elisa Giachelle

Elisa Giachelle è partner di GRS Ricerca e Strategia (www.grsnet.it). Si occupa di ricerca strategica con particolare focus sulle tematiche legate all'internazionalizzazione e coordina le attività di marketing. Laureata in Economia e Commercio Estero, ha un master in Marketing e Comunicazione.

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